+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Оформление личных дел сотрудников

Оформление личных дел сотрудников

Апелляционное определение Московского городского суда от Издание Подписаться на журнал Форум для специалистов по кадрам Авторам Рекламодателям. Рубрики Новое в законодательстве Практика применения трудового законодательства Кадровое делопроизводство Трудовая книжка Трудовые споры Охрана труда Оплата труда Рабочее время Социальное обеспечение Пенсионное обеспечение Бухгалтерия и кадры Надзор и контроль Архивное дело Зарубежный опыт Кадровый менеджмент Рекрутинг Банк документов Мотивация труда. Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Семинар: "Новое в трудовом законодательстве 2018-2019 гг." Андреева В.И.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Личное дело работника

Апелляционное определение Московского городского суда от Издание Подписаться на журнал Форум для специалистов по кадрам Авторам Рекламодателям. Рубрики Новое в законодательстве Практика применения трудового законодательства Кадровое делопроизводство Трудовая книжка Трудовые споры Охрана труда Оплата труда Рабочее время Социальное обеспечение Пенсионное обеспечение Бухгалтерия и кадры Надзор и контроль Архивное дело Зарубежный опыт Кадровый менеджмент Рекрутинг Банк документов Мотивация труда.

Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня г. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта г. Согласно п. Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией управляющей компанией. Как правило, в первую очередь личные дела заводятся [2] :. Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме переводе на соответствующую должность.

Формирование последующее ведение и оформление личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами. Формирование личного дела производится непосредственно после приема перевода работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников.

В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:.

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола в отдельную папку. Пример оформления лицевой стороны обложки личного дела приведен в приложении 1. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника присвоении ему почетных званий и т.

Кроме того, в личное дело помещаются но при этом не подшиваются в него справки, заверенные фотографии сотрудника и т. При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:. Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании.

Ведение личного дела предусматривает:. Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов заверенных копий документов. Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений [8].

В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле штампов установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности [9].

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи [10].

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме в форме заявления с приложением подтверждающих изменения документов.

После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу. Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября г. Личные дела хранятся в кадровой службе в приспособленном для этой цели помещении отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив. Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов сведений от хищения разглашения.

С этой целью личные дела следует хранить в сейфах шкафах , располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа шкафа могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители.

При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы.

Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица лица, ответственного за обращение с личными делами.

Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:. При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов для замены устаревших.

Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале карточке , примерная форма которого приведена в приложении 3. В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску.

Выдача личных дел отдельных документов в составе личного дела во временное пользование другим организациям предприятиям, учреждениям производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса.

О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом документом представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела документа в место хранения. При временном изъятии документа на его место между листами соседних документов вкладывается справка-заместитель карта-заместитель с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.

В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно не позднее I квартала года, следующего за отчетным производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации. Оформление личных дел для передачи в архив производится кадровой службой при методической помощи соответствующего архива.

Эта процедура включает:. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия.

Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел. Ведение личных дел работников должно осуществляться по строгим правилам, изложенным в этой статье, даже теми работодателями, для которых эта работа не является обязательной. При этом кадровику важно помнить:.

Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Как оплатить командировку в выходной или праздничный день. Из-за опечатки выходное пособие увеличилось в 10 раз — суд спас организацию от лишних выплат. Электронная трудовая книжка: что нужно знать работодателю. Шаблоны документов. Новости законодательства. Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности.

Оформление дела на сотрудника

Активировать демодоступ. Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников.

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению.

Внутри папки документы располагают согласно хронологии поступления, при этом бумаги временного хранения должны находиться отдельно от тех, которые будут храниться постоянно. Приложения должны лежать вместе с документами, к которым относятся. Не все кадровые работники знают, сколько листов может быть в деле. Правила делопроизводства гласят, что толщина папки не может превышать 4 см — дела толще следует расформировать на два тома. Личное дело — закрытый от посторонних документ.

Порядок оформления личного дела сотрудника

Личное дело на каждого сотрудника формируется в отдельной папке, представляя собой удобную форму систематизации персональных данных. Ведение личных дел не является обязательным требованием для всех организаций. Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы п. Особенности порядка оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая г. На практике личные дела обычно заводятся на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников. Если организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательной информации целесообразно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Помимо этого, существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах п.

Состав личного дела работника

Мы являемся коммерческой организацией. Можем ли мы не заводить личные дела на сотрудников? Необходимо ли в нашем случае оформлять личный листок по учету кадров, или достаточно только личной карточки Т2? Да, Вы можете не оформлять личные дела сотрудников. Достаточно оформления карточки Т-2, а также иных обязательных документов.

Активировать демодоступ. Оформление личного дела сотрудника не является обязательной для работодателя процедурой.

Обязанность вести личные дела ЛД сотрудников лежит не на всех предприятиях. Что касается, частных организаций, то они сами решают, заводить ли ЛД на работников. На практике большинство организаций и предпринимателей собирают информацию о сотрудниках, поскольку это позволяет систематизировать сведения о кадрах. Существующее законодательство не регламентирует порядок ведения ЛД.

Образец оформления личного дела сотрудника

Личные дела ЛД , в соответствии с требованиями Федерального закона от На остальные организации коммерческие и НКО такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 0350 2016 06 24 Хранение личных дел сотрудников

Скачать титульный лист для личного дела. Личное дело — это пакет документов на каждого из работников организации в отдельности. Начинают его вести при оформлении на работу нового сотрудника, а затем его наполнение продолжается на протяжении всего времени трудовой деятельности работника в компании. В нормативных актах личное дело упоминается только в Перечне типовых документов, образующихся в ходе хозяйственной деятельности. Но при этом нигде не отмечено, что все документы из приведенного перечня должны быть обязательно в наличии у всех юридических лиц и ИП. Это значит, что ведение такого документа, как личное дело, в организации осуществляется на усмотрение работодателя.

Оформление личных дел сотрудников

.

Поэтому подробно рассмотрим состав личного дела работника , что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник.

.

Оформление личного дела сотрудника

.

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Роман

    Здравствуйте, вы оказывает помощь в обжаловании постановлений?

  2. workdoddorscol

    Это 18 лет штрафа мужчины за одностороннее желание женщине родить!

  3. Евлампий

    А эта баба в шубе из искусственного чебурашки на лису Алису похожа какая она слидчий.торговка рыбой с Привоза

  4. fugetani

    Когда вы же уже подавитесь?

© 2018-2019 cataika.ru